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Hacia la integración de los sistemas de gestión

Hacia la integración de los sistemas de gestión

Un sistema de gestión se puede definir como el conjunto interrelacionado de elementos (como procedimientos, instrucciones, planillas, formularios, etc.), mediante los que una organización planifica, ejecuta y controla determinadas actividades relacionadas con los objetivos que desea alcanzar, llámese calidad, salud, seguridad y ambiente, entre otros.

Básicamente, un Sistema de Gestión no es más que un mapa o una guía que nos explica cómo se gestiona el día a día de una empresa: definiendo cuál es la estructura organizativa de la empresa, cuáles son los procesos y los procedimientos clave del negocio respecto al ámbito al que hace referencia el sistema en cuestión y quién asume las responsabilidades de dichos procesos y procedimientos.

La Calidad, Salud & Seguridad Ocupacional y el Ambiente son áreas de gestión que están presentes en todas nuestras tareas, con objetivos comunes y compatibles. La integración de las mismas es la clave de su mejora continua.

Esta visión, que se encuentra en línea con la evolución de los estándares internacionales, nos hace pensar que el paso siguiente en la mejor continua de los Sistemas de Gestión estará dado por su integración, lo que permitirá una mejor identificación de los objetivos fundamentales y los planes para su concreción, como así también una mejor racionalización de los esfuerzos, costos y recursos.

La integración es una oportunidad para mejorar la gestión diaria, como la documentación, la toma de decisiones y la implementación de objetivos, optimizando recursos y simplificando al máximo la gestión de todos los sistemas.

El primer paso para alcanzar este logro es la definición de la Política Integrada. La Política es donde se delinean los objetivos y principios fundamentales en los que se asentará el Sistema de Gestión. La misma debe tener un fuerte y marcado compromiso de la Alta Dirección de la Organización, y debe apuntar y basarse en el principio de la mejora continua. De la Política se desprenderán objetivos de gestión integrados, los cuales deberán ser medibles y coherentes con la Política de Gestión definida.

Otro paso fundamental para la concreción efectiva de un Sistema de Gestión Integrado, es enmarcar todos los procesos y/o actividades dentro de un sistema documental. La clave en esta etapa es definir el enfoque (mapa) de procesos, en el cual se evalúen los procesos y se plasme en ellos las medidas a tomar en cuenta a la hora de realizar cualquier actividad.

Es esencial, también definir las partes interesadas -también llamados stakeholders- (léase, proveedores, contratistas, accionistas, etc.) y difundir entre ellos el compromiso asumido con el ambiente, la salud y seguridad y la calidad.

Las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 actualmente son el marco de referencia para la integración de Sistemas de Gestión organizacionales. Todas comparten requisitos en un porcentaje importante y la metodología de gestión similar. Esta metodología de gestión puede aplicarse tanto a organizaciones privadas, públicas, ONG’s, etc. También existen otros estándares susceptibles de integrar como ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, etc.

La base de todo sistema es la Planificación, vale decir alcanzaremos las metas, objetivos y cumpliremos la Política integrada a partir de un diseño planificado. La Planificación de las acciones a tomar diseñado en el marco de un Plan de Gestión ayudará a organizar la estructura, y así poder definir los recursos y los referentes o responsables de esa acción.

La confección de un programa de auditorias acompañará este proceso, propiciando la visión única y abarcando a toda la organización, con el objeto de encontrar aquellos aspectos que requieren de una adecuación o mejora. Para este acometido se entrenarán y formarán auditores internos del Sistema Integrado, apuntando a desarrollar en ellos conocimientos y habilidades para gestionar, programar, planificar y ejecutar auditorias según lo establecido por la Norma ISO 19011:2011.

Los Sistemas de Gestión Integrados -así como los Sistemas de Gestión individuales- son a la medida de cada organización, son unívocos e inequívocos, vale decir que el diseño que funciona para una organización no necesariamente funcionará para otra del mismo rubro y tecnología. La complejidad y detalle del Sistema de Gestión Integrado dependerá del tamaño y complejidad de los procesos de la organización, la profundidad, la competencia del personal.

Lo ideal cuando definimos conjuntamente con la organización el enfoque a dar al Sistema de Gestión Integrado es trabajarlo culturalmente. Así lo comentábamos en trabajar con calidad es una elección estratégica y en acuerdo a lo resaltado por el Lic. Reyes en sobre la necesidad de realizar proyectos innovadores relacionados con la organización y gestión de sistemas de prevención de riesgos derivados del trabajo. Si tenemos que describir las ventajas derivadas de la integración de sistemas de gestión, podemos consignar las siguientes:

  • Simplificación de los requerimientos del sistema
  • Optimización de recursos
  • Reducción de costes
  • Realización de auditorias integradas
  • Reducción de la documentación
  • Alineación de objetivos
  • Mejora de la efectividad y eficiencia de la organización
  • Mejora de la satisfacción de las partes interesadas o stakeholders

A modo de cierre, vuelvo a remarcar que un aspecto fundamental que hay que tener en cuenta es trabajar sobre la cultura organizacional. Los Sistemas de Gestión Integrados serán efectivos en la medida que las propuesta documentaria y de gestión de las distintas Normas se incorporen naturalmente a los procesos existentes en la organización, y eventualmente de requerirse cambios y/o modificaciones, que se participe al personal involucrado sobre estas nuevas actividades adaptándolas a la gestión y administración de esos procesos.

Para mayor información escríbanos a nuestro e-mail: agora.consultora.eco@gmail.com

Por Maricé Espínola.

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